業者選びのポイントは、ズバリ4つ!

 最近では、自分探しや自分のルーツ探し、高齢の家族へのプレゼントとして、家系図を作る方が増えています。注目が高まっている家系図ですが、自分で作る場合には大変な手間と時間がかかり、古い戸籍を正確に取得し、解読して家系図を作るため、専門性も高い作業といえます。

 そんな中、皆さんの代わりに家系図を作ってくれる、家系図作成業者の利用も注目されています。代行業者を活用することで、家系図の作成をほとんど全て代行してもらえるので、忙しい方でも家系図を作ることができて、さらに自分で作るより正確な家系図を作ってもらえます。 

自分で作った家系図が間違っていたらガッカリ、ということもあって、自分で取り組まれる方よりも最初から業者に依頼する方が多い現状です。また自分の家系図作りの方針が決まっていない場合でも、家系図作成業者とはどのようなものなのか?について知っておくことは大切なことです。 

そこで今回は、私達のような家系図作成のプロの目から見た「家系図作成業者の選び方」についてご紹介します。最初は価格に目がいきがちですが、どれも数千円のサービスではなく、高額であることに変わりありません。 

家系図作りは、一生に一度の一家の一大プロジェクトですから、価格だけではなく、後世にバトンのように繋いでいける、しっかりとした家系図を作ってくれる業者を探しましょう。

 <業者選びのポイント4つ>

  1. 業者の分類
  2. サービス内容・技術
  3. 店舗の立地
  4. 個人情報の管理体制

それでは順番にご紹介していきましょう。

 家系図作成業者は大きく3つに分類できる

まず最初に、業者の分類についてご紹介していきたいと思います。数多ある家系図作成業者は、大きく3つに分類することができます。それは、数多ある家系図作成業者は、大きく3つに分類することができます。それは、①行政書士の個人事務所、②表装・印刷会社、③家系図作成を主要事業とする企業です。それでは、それぞれの特徴、メリット、デメリットについてご紹介しましょう。

行政書士事務所

【特徴】
主に地方を拠点とした小さな事業規模の個人事務所が多く、インターネットをメインに集客しているケースがほとんどです。本業である行政書士の業務に対する兼業として家系図作成業務に取り組んでいる事務所も多いです。

【メリット】
全体的に料金が安く設定されていることが多いといえます。

【デメリット】
きちんとした行政書士事務所もある一方で、中には経営資源が少なく、商品・サービスの品質に不安が残る業者も存在します。人的資源が少ないと、家系図のチェック体制が疎かになってしまい、間違い等も発生しやすくなる傾向があります。また小規模事業者であるため、個人情報の管理方法に不安が残ることもあるでしょう。これもまた人的資源が乏しいことに原因がありますが、連絡方法がメールや電話中心となっていて、代表者個人の携帯電話に転送されているケースもあります。架電するタイミングが悪いと連絡がとりづらくなってしまうこともあり得ます。

営業拠点が地方等、立地がよくない場所にあることもあり、家系図の作成を依頼する前に納品物の実物を見れなかったり、直接会って相談できない場合が多いこともデメリットといえます。

表装・印刷会社

【特徴】
事業の主体が表装や印刷技術となっている企業(または個人の表具師)です。巻物・額縁・筆耕などの製作が本業なので、家系図を「もの」として高品質に仕上げることがこだわりとなっている場合が多いです。家系の調査は下請けの行政書士などに二次委託している場合がほとんどです。そのため、調査範囲が1家系のみの商品構成であるなど、商品ラインナップは単一的であることが多いといえます。

【メリット】
高級仕様の表装などで納品されるので、「もの」としては品質の高い家系図を作ってもらうことができます。

【デメリット】
料金は高額になるケースが多いです。一方で、肝心の家系図は情報量が少ないことがあります。また商品仕様の特性上、家系図のデータ納品に対応していないことが多く、その場合は一度作った家系図を後から変更したり、情報を追加をしたりすることが困難となります。

家系図作成を主要事業とする企業

【特徴】
ある程度の事業規模を構え、家系図の作成を専門的に行っている会社です。専門技術を持つ行政書士や司法書士が設立している会社であることも多いです。個人事務所ではなく法人化させて事業を行っていることから、一定の専門性はあると考えてよいといえます。

士業が設立した企業である場合、「専門性」と法人格としての「事業性」の2つをあわせ持つ“ハイブリッド型”と呼ばれることもあります。弊社家樹株式会社も司法書士・行政書士が母体の企業のため、この分類に当てはまります。

【メリット】
法人化して事業を行っていることから、専門性・資本力・人的資源・対応力は個人よりも高い場合が多いといえます。家系図の品質についても、ある程度担保されていると考えられます。

【デメリット】
料金は、上記2タイプの中間で中程度とみていいです。基本的には普通の株式会社ですので、行政書士などの専門家が関わって運営されている専門的な会社なのかがわかりづらい場合もあります。その株式会社の代表者が行政書士や司法書士ではない場合は、専門性や個人情報等の取扱に懸念があるため、依頼するのは避けるのが無難といえます。行政書士や司法書士であれば、個人情報の取扱について最低限は教育・監督されていると一応考えられるからです。

個人情報の保護・管理に関する客観的な指標であるプライバシーマークやISMS等を取得している会社であればさらに安心といえますが、数としては非常に少ないです。そのため、依頼にあたっては最低限サービスの内容や運営元をきちんと把握する必要があります。

家系図作成を行う司法書士はいる?

司法書士と行政書士の違いについて、理解されている方は少ないと思います。司法書士については、家系図作成を“専門”にしている事務所は存在しませんが、本業のついでに家系図の作成も行う司法書士は存在します。司法書士と行政書士は名前は似ていますが、試験の難易度や主要な業務が違います。家系図の作成は、司法書士や行政書士の業務ではありませんので、資格の種類ではなく、家系図作成への専門性をみるべきであるといえます。

あなたはどんな家系図を求めているのか

家系図業者の3つの分類についてご紹介しましたが、業者によって得意分野と信頼度が異なることがご理解いただけたと思います。

家系図を業者に依頼して作る際には、自分がどういう家系図を求めているのか、予算はどのくらい掛けられるか、どの時代の先祖までの情報が欲しいか、といったことをしっかり整理する必要があります。また大切な個人情報に触れる業者ですので、情報の管理、監督がされている事業者であるかもきちんと見定める必要があります。その上で、検討している業者が上のどのタイプにあてはまるのかを判断して、適切な業者に依頼するようにしましょう。

家系図作成は専門家じゃなくてもできる?

家系図の作成は、行政書士や司法書士などのいわゆる士業じゃないとできないのではないか?と思っている方も多いと思いますが、平成22年の最高裁判決によって、士業でなくても家系図の作成はできることが明確化されています。詳しい経緯や事情を知りたい方は以下の関連記事をご覧ください。

 ▼関連記事▼
家系図作成は行政書士じゃないとできないの?最高裁が出した結論とは。

業者の技術・スキルを比較する

スキル

大きく3つに分類した業者のタイプをもとに、予算や求める品質に見合った家系図作成業者を選んでいただきたいと思います。 それでも、せっかく家系図を作るのであれば、徹底的にかつ正確に調査をしてもらって、より多くのご先祖さまを家系図に描いていきたいものです。

 また、家系図作りは一生のうちに何度もやることではありません。一度作成した家系図に誤りがあったり、調査漏れがあったりして、また別の業者でやり直しをするようなことになると、手間や費用が余計にかかってしまうことにもなりかねません。親戚等から協力を受けていた場合は、関係がギクシャクしてしまうことにもなり得ます。そういったことから、一族の誰もが納得でき、後世に繋いでゆけるしっかりとした品質の家系図を作るようにしましょう。

「サービス内容」を理解しよう

そこで、家系図作成業者の見極めで重要になってくるのが、サービスの内容です。こちら側の要望に沿った調査をしてくれるか、さらにそこから一歩踏み込んだ調査をしてくれるか、業者のスキル次第で満足度も変わってきます。今回は業者と契約する前段階で確認しておく「サービス内容」についてご紹介しましょう。

家系”図”は、戸籍に載っているご先祖の名前と、ある程度の人物の関係性だけが読み取れれば作成できるものです。文字通り家系”図”なので視覚的にわかりやすく、盛り込む情報も名前とせいぜい生年月日・没年月日くらいでしょう。戸籍の収集に問題がなければ、幕末頃のご先祖まで記録することができます。家系図作成業者の中には、ここまでの作業で”家系図の作成”としている業者もあります。

もちろん「ウチは家系図作成業者なので家系”図”を作成しました」と言われればそれまでなのですが、その程度であれば業者に頼まずとも、自力で少し頑張ればできます。そこは業者に事前に確認することが大切。まず、業者に問合せをする際に「『家系譜』や『系譜』も作成してくれますか?」と聞いてみましょう。実はこの質問への対応で業者の技術レベルが大体わかるものなのです。

家系”図”とセットとなる「家系譜」が重要

「家系譜・系譜」とは、家系図の情報を補完するような役割を持っています。家系図に細かい情報を盛り込んでしまうと、せっかくわかりやすいビジュアルの系図がごちゃごちゃしてしまうことになります。そこで、家系図には書ききれない先祖に関する詳細な情報を記録するのが「家系譜・系譜」となるわけです。

生年月日・没年月日・本籍地・その他の細かいライフイベントが記載され、ご先祖さまの名簿や履歴書といった感じのもので、一般的には冊子状にまとめられます。本来「家系図を作る」ということは、家系図と家系譜の両方をセットで作ることをいいます。家系”図”はご先祖の名前と相関関係を表したものなので、戸籍を漏れなく集める過程の中で、自然と簡単なメモ程度の家系図はできてしまうものです。戸籍を全て漏れなく取得したあと、綿密な戸籍の読込を行い、情報を整理して一つ一つ入力することで、やっと家系譜を作成することができます。つまり、家系”図”の作成よりも家系”譜”の作成の方が高い技術が求められることになるということです。

家系譜をしっかり作れる業者に発注しよう

家系譜は、詳細にかつ効率的に戸籍を判読する技術や体制作りが整っていないと作成することができません。扱う情報量も家系図よりも多いため、作業に手間もかかります。つまり、この系譜を作成するスキルこそが家系図作成業者の専門性の高さを判断するポイントだといえます。戸籍の判読技術が低いと、肝心の家系図にも間違った記載がされてしまうこともあります。発注する候補として挙った業者のウェブサイトをよく見て、家系譜の作成まで対応しているかどうか見てみましょう。それによりおおまかな実力・専門性がわかるといっても過言ではありません。

もちろん業者はウェブサイトで「系譜の作成は承っておりません」とは記載しないはずです。そのため必ず事前に打合せや確認をしてサービス内容を確認するようにしましょう。予算はもちろん、家系図の作成ルール、系譜を作成をしてくれるか、といったことを確認しておけば、後からトラブルになることは少ないと思います。家系図づくりは一世一代の大仕事。十分に納得した上で業者を選別し、作成を依頼して下さい。

店舗の立地

立地

家系図作成業者を選ぶ上では、店舗の立地も重要なポイントになります。

家系図作成業者の多くは、ホームページによる集客がメインとなっていて、サービスを『全国対応』にしています。なぜ全国に店舗がないのに全国対応できるのか?というと、業者は戸籍の請求を全国に郵送の方法で行うため、事業所の場所を問わないことが理由に挙げられます。お客様への対応も電話やメールのみで行う業者がほとんどで、中にはメールでしか対応していない業者もあります。 

インターネットが普及した今では、商品の実物を確認せずに商品を購入する機会も増えてきています。しかし、車や家電のような高額商品は必ず購入する前に実物を確認するはずです。家系図は1度しか作らない高額な商品・サービスですし、専門性が高く中身が分かりづらいものですから、一度現物を確認しながら直接説明を受けた方がいいといえます。

また、家系図には自分自身が知らない先祖がたくさん登場しているため、納品された家系図で不明なことが出てくることも当然といえます。そのため、家系図の納品を受けるときも、家系図の記載内容や作成方針について直接説明を受けられた方がよいのです。 

家系図は最終的に「もの」として納品されますが、基本的な中身は家系図を作る「サービス」です。家族の大切な情報をその業者に預けることにもなりますので、信頼に足る業者なのか直接会って確かめる必要があるといえます。 

インターネットだけで注文を受け付ける業者の中には、お客様への説明が不十分で、納品された家系図がイメージと違ったり、サービス内容の認識がズレていたりして、トラブルになるケースもあると聞きます。そもそも自宅やマンションの一室を事務所としているため、来店対応が不可で、事前の相談に対応していない場合も多いのです。直接会って相談するかどうかはお客様が自由に決めることですが、業者の姿勢をみる上で、

・ 直接相談に行けるような場所に店舗が構えられているのか
・来客に対応できる体制で運営されている業者なのか

がポイントになります。

家系図作成業者の個人情報保護体制の見分け方

個人情報

戸籍に記載される個人情報は「機微情報」

家系図を作成する上でもっとも神経を使い、慎重に対応しなければならないことは「個人情報の取扱い」である、ということはご理解いただけると思います。
家系図を作るために基本となる情報は、市区町村に保存されている戸籍・除籍・改製原戸籍に記載されている情報ということになります。

戸籍とは、国民の身分情報が載っている台帳のこと。なにがわかるのかというと、現在の戸籍制度では、一人または2世代までの複数人についての生年月日・死亡年月日・性別・氏名・続柄・結婚歴・離婚歴・養子縁組歴といった事項。さらに附票には現住所と転居の履歴が記載されています。
これらのすべては「機微情報(きびじょうほう)」といわれる高度な個人情報にあたります。家系図作りのプロである業者も、こうした依頼人一族の個人情報の取扱には細心の注意を払って業務を行っています。何か問題が発生してしまった場合には、信用がガタ落ちになってしまいます。

そういった事情から、全ての家系図作成業者は個人情報保護については最大限の注意を払って取り組んでいます。いや、いるはずなのですが、一部には個人情報の取扱の意識が薄いように見られる業者も存在します。そこで今回は、家系図作成業者における個人情報の保護体制について、どのように見分け、どういう業者が信用できるのか、見分け方を紹介していきたいと思います。

業者のウェブサイトからわかる4つのポイント

業者に家系図作成を発注する前に、まずインターネットで各社のウェブサイトを閲覧して比較検討される方が多いと思います。だいたいトップページやサービスの紹介に関するページでは、自社がいかに優れているかといったような、いいことが書かれています。それはそれで業者選びのための重要な情報なので、自分の要望に合った業者かどうかしっかり読んでおきましょう。

でも、ここでお伝えしたい個人情報保護体制については、トップページの隅々まで目を凝らす必要があります。ぜひチェックしていただきたいのはここ。サイトの目次となるような一覧の中に「個人情報保護方針」とか「プライバシーポリシー」といったページがあると思われます。まずはこれを入口に、4つのチェックポイントをご紹介します。

個人情報の取扱方法に関する記述がない業者

このような業者、個人情報に対する意識が低いのは明白です。どのような情報管理をしているのかまったくわからないし、何もやっていないのかもしれません。いかに提供するサービスが魅力的でも、この業者に発注するのはやめておくべきといえます。

行政書士等の守秘義務

家系図作成業者は、行政書士等のいわゆる「士業」の事務所であることが多いです。一般的に士業には、法律により、取り扱う事件について「守秘義務」が課せられています。ただ、そういった「義務」が課されているから、その義務に反した場合は何かしらのペナルティが課される可能性があるということであって、その業者がきちんとした情報管理体制が敷かれていることまでが保障されるわけではありません。そのため、結局はその業者がどのような管理をしているのかを見極めなければならないということになります。

個人情報保護士がいる業者

個人情報保護士とは、財団法人全日本情報学習振興協会が設けている民間資格です。個人情報の安全管理・運用を行うことができる知識や能力を認定する試験に合格した人のことをいいます。同協会によると合格率は40%程度とのことで、試験の難易度がとても高いというほどではありません。

ただ、合格しても2年に1回更新試験を行わなければいけないため、資格者の個人情報に対する意識は高いといえるでしょう。あくまでも個人に対する資格なので、必ずしもその業者の事業体制に対する評価ではない点に注意が必要かもしれません。このあたりを見抜くのは難しいですが、相談の際に有資格者が実際に家系図作成の実務に関わっているかどうかを聞いてみてもいいと思います。

ISMS・プライバシーマークを取得している業者

プライバシーマーク

ISMS・プライバシーマークは、事業単位や企業全体の個人情報の管理体制に対して客観的な基準で認定・付与される評価制度です。ISMSは「Information Security Management System(情報セキュリティ管理システム)」の略で、国際標準化機構(ISO)、国際電気標準会議(IEC)、日本工業規格(JIS)の基準に基づいて認証を受けることができます。

プライバシーマーク(通称:Pマーク)は一般財団法人日本情報経済社会推進協会が、日本工業規格の「JIS Q 15001個人情報保護マネジメントシステム―要求事項」に適合して、個人情報について適切な保護措置を講ずる体制を整備している事業者等を認定しています。
いずれも審査にあたっては事業所の実地検査等、厳しい基準をクリアしなければなりません。また取得した後も継続的な審査や対策が必要になります。信用性の高い第三者機関の認証が受けられる点で、社会的な信頼性は4つのチェックポイントの中でも最も高いものといえます。Pマークは認定を受けてればウェブサイトに表示されていますので業者のサイトをしっかりチェックしてみてください。

個人情報取扱い同意書の内容

個人情報の取扱いに対する意識が高い業者は、必ず「個人情報取扱い同意書」という書類を別途用意しています。ISMSやプライバシーマーク取得業者は、運用の中で必ず同意書を取り交わすことが義務となっています。同意書には、事業者の個人情報の取扱いの指針が明示されていますので、確認しておくことをおすすめします。

その他のポイント

資格登録の確認方法

家系図作成は行政書士事務所が行っていることが多いです。しかし、その事務所が本当に行政書士事務所なのか、調べる方法をご存知の方は少ないと思います。ここでは、日本行政書士会連合会によって提供されている、行政書士検索をご紹介します。

 家系図作成業者が行政書士である場合は、業者の代表者名を入力して検索することで、その代表者が行政書士であるかどうか確認できるようになっています。日本司法書士会連合会のページにも同様の機能があります。心配な方は、一度調べてみることをおすすめします。

 ▼行政書士検索▼
【日本行政書士会連合会のページ】行政書士会員検索

 ▼司法書士検索▼
【日本司法書士会連合会のページ】司法書士検索

 代表者の姿勢

家系図作成業者の代表者がきちんと表に出て、顔を出して堂々と事業を行っているか、という点も信頼性を図る上でポイントになります。業者は大切なお客様の情報をお預かりする立場ですので、お客様に安心していただくために、組織を代表して前に出るべきなのです。代表者が姿を出している業者は信頼性が高いといえます。業者のホームページの運営者情報や会社概要を確認するとすぐにわかることですので、確認してみましょう。

まとめ

いかがだったでしょうか。ここで、もう一度4つのポイントをまとめてみます。

  • 家系図作成業者の分類
  • 家系図作成業者のサービス内容
  • 家系図作成業者の店舗の立地
  • 家系図作成業者の個人情報の管理体制

サービスの価格だけではなく、これらのポイントに着目して、家系図業者を見極めて下さい。自分に合った適切な業者を選択することが、自分のイメージ通りの家系図を作る上で大切になります。